Инвентаризация, Ревизия и т.д.

Господа! Поделитесь, если это возможно, опытом проведения ревизий на складе. У меня это отнимает массу сил и времени!

Уважаемая Наталья,

Есессно всё зависит от характера работы склада Вашего предприятия, номенклуатуры и т.п.  Из личного опыта (около 30 тыс. позиций, 40 млн. долларов стоимость запасов ТМЦ) скажу, что лучше всего проводить так называемую циклическую инвентаризацию причём без помощи сторонних лиц и/или организаций (аудиторы и прочее). Иными словами, Вы создаёте гражик ревизии ТМЦ на целый год (или другой какой период)и, неспеша, не в ущерб производству, проводите инвентаризацию.  Причём все данные заносите в складскую программу так сказать в «прямом эфире», ну а под конец составляете сличительную ведомость как это требуется всеми установками и правилами.  Намного облегчается весь процесс инвентаризации ТМЦ если Ваш склад работает на так называемой системе BAR CODING.  Ну это уже для другой дискусси.
С уважением,
Дмитрий

Уважаемая Наталья.
Всё зависит от того каков товарооборот вашего склада и сколько наименований продукции насчитывает Ваша торговая линейка.
Инвентаризацию Лучше всего проводить в выходные дни,тем самым исключив товародвижение по складу (приём и отпуск товара со склада)если большая номенклатура и  за выходные не посчитатьь остатки ТМЦ, считайте по товарным группам, Удачи!

Абсолютно согласна с Андреем насчет того, что инвентаризацию нужно проводить в выходные, когда нет товародвижения. Относительно процедуры могу сказать следующее: на многономенклатурном складе можно создать несколько комиссий, куда будут входить следующие лица:
 — кладовщик, ответственный за данную группу товара
 — нематериально ответственное лицо: бухгалтер
 — нематериально ответственное лицо: любой работник офиса (я мотивирую работников предоставлением отгула за участие в инвентаризации)
Создается план инвентаризации, каждой комиссии выделяется определенный участок. После проведения инвентаризации результаты заносятся в компьютер, если возникает разница между учетными и фактическими остатками, список позиций (без количества!) отдается обратно комиссии, она осуществляет повторный пересчет (как правило, находит ошибка порядка 30-50% от списка), затем окончательные результаты заносятся в компьютер, документы распечатываются, подписываются участниками инвентаризации,подводятся итоги, оглашаются кладовщикам, и все — инвентаризация закончена!

Попробуйте выделить 2-3 человек наиболее ответственных кладовщиков.
Зарезервируйте несколько ячеек (желательно чтобы эта работа была произведена в течении дня) и проинвентаризируйте их.
Убирайте пересортицу,брак,излишки и недостачу. И так по порядку весь склад. В конце концов наведете порядок.
Главное в этой процедуре инвентаризировать места хранения а не артикулы.
После долгих поисков у меня эта схема работает.
Но это в том случае если склад адресной системы хранения.
Желаю удачи.
Если будут вопросы то спрашивайте по мылу [email protected]

Наталья! полагаю вопрос стоит не о ревизии, а об инвентаризации. Прошу не путать этих два понятия. инвентаризация — это один из методов бухучета. Ревизия — это метод административного контроля выше стоящих структур к нижестоящим и проверяются все в том числе и деятельность складов. т.е. используется и метод инвентаризации. Организационная часть описана в «Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» приложение к приказу Минфина РФ от 13.06.1995 г. №49. Практика, все зависит от особенностей Вашего предприятия, если оно компактное и бухгалтерия находится не далеко от склада, то имеет смысл проводить выборочную инвентаризацию или ежемесячную сверку данных по данным на конец отчетного периода. Если предприятие коммерческое и большой грузооборот, то тут уместны советы людей, которые советуют Вам проводить ее внеурочное время. При проведении инвентаризации необходимо в состав комиссии включать специалистов из подразделений-пользователей или снабжения, т.е. кто знает номенклатуру и может идентифицировать товарные ценности. Экономист или бухгалтер может и незнать всю номенклатуру «в лицо». На нашем предприятии мы закрываем склады на неделю и проводим «тотальную» инвентаризацию. Имейте в виду и погрешность при подсчете ТМЦ, она не должна составлять более 1%. Готов ответить Вам более подробно. Ф.Родин

Здравствуйте Наталья!
Ну как не черкнуть пару фраз, когда у самого голова тем же забита:))))
Все очень понятно написано в предыдущих записях, только я Вам рекомендую все делать в строгом соответствии с ранее упоминавшимися
«Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» приложение к приказу Минфина РФ от 13.06.1995 г. №49. Прошу принять во внимание, что, если даже существующая на вашем предприятии документация в виде Положений, Приказов и тд.не соответствует вышеназванным «Рекомендациям…» то, они, эти Приказы и Положения не являются законными. А, следовательно, Ваша деятельность как менеджера складского хозяйства также может подпасть под формулировку «несоответствие служебным обязанностям». Как бы не прискорбно это слышать, но это факт.
Все остальное лирика.  И главным будет считаться не то что Вы делали, а то, что Вы делаете не правильно.
Из личного опыта могу порекомендовать обязательную разбивку склада на сектора с обязательным возложением персональной ответственности за каждый конкретный сектор. Лицо (а) ессесно при этом является материально-ответственным(и). Уменьшение объема контролируемого пространства позволяет проводить инвентаризацию почти ежесменно. Но! При этом у Вас должен быть сотрудник, в функцию которого должна входить
только одна задача. Это обработка и сведение полученных при переписи данных с оборотной ведомостью и с книгами прихода- расхода. Моя личная точка зрения — учет (инвентаризация) должен вестись ежесменно. Никаких субботников, воскресников, месячных и т.д. Героическое преодолевание трудностей при сборе и обработке информации в сжатые сроки — все это ведет к возникновению и накоплению ошибок.

Добрый день, вечер и т.д.

Инвентр всего склада ежедневно, т.е. после каждой смены — не всегда возможно, к сожалению.
Вспоминается, как на одном предприятии полная ревизия всего склада заняла почти две недели, и это с полной остановкой и привлечением дополнительных людей. Все зависит от характеристик товара, его упаковки и т.д. И самое печальное, что полученные цифры не всегда соответствуют действительности. Увы…
«погрешность при подсчете ТМЦ, она не должна составлять более 1%» но это может быть больше, чем кол-во в одном и даже нескольких заказах?

В большинстве случаев наиболее целесообразно проводить инвентр по следующей схеме-инструкции:

Применяется: для склада с большим ассортиментом товара, односменным графиком работы, коллективной материальной ответственностью.
Основные задачи: коррекция оперативного учета с целью недопущения резервирования несуществующего товара, недопущения простаивания клиента при получении товара со склада из-за ошибок складских работников; оперативного выявления случаев хищения и недобросовестного отношения к поставленным задачам; оперативной корректировки заказа товара.
1.Выбирается время, приблизительно один час, так называемый «час внутри складской работы», желательно в начале или в конце рабочего дня. В это время товародвижение полностью прекращено, что соответственно должно быть закреплено в графике работы склада.
2.Весь ассортиментный ряд разбивается на группы. Объем товара каждой группы должен быть примерно одинаков и равен количеству возможного пересчета в течение «часа внутри складской работы». Все группы товара должны быть пересчитаны не менее одного раза в месяц. Группы «риска» пересчитываются один раз в неделю.
3.Инвентр по отдельной группе проводится непосредственно перед возможным окончанием одного или нескольких артикулов данной группы (выдача под «ноль»), получением новой партии, но не реже одного раза в месяц.
4.»Лист Пересчета», в котором указывается наименование, артикул, кол-во по документам, фактическое кол-во, Ф.И.О. и подпись проводившего пересчет, Ф.И.О. и подпись непосредственного руководителя. Каждый такой лист подшивается в общую папку «Инвентаризация». Фактическое количество оперативно заносится в БД. В случае расхождения составляется «Акт На Недостачу» или «Акт Оприходования Излишков», с указанием причины возникших расхождений.
5.В начале каждого месяца заводится «Сводный Лист Пересчета», в который в течение месяца заносятся итоги дневного пересчета групп товара, считаются недостача и излишки по каждой группе товара, а в конце месяца выводится итоговая сумма, которая в свою очередь передается в бухгалтерию для учета при начислении зарплаты сотрудникам склада. Каждый такой лист подшивается в общую папку «Инвентаризация». «Сводный Лист Пересчета» является также графиком проведения инвентаризации. Очередность проведения пересчета среди групп товара определяется руководителем склада.
6.Сотрудник, ведущий оперативный учет на складе следит за тем, чтоб все накладные на момент пересчета были учтены и сданы в бухгалтерию. Заявки на выдачу товара подобранные заранее, но не выданные получателю считаются как ушедшие со склада, при пересчете товар в них не учитывается. В случае компьютерного учета в «Листе Пересчета», графа кол-во по документам разбивается на две графы: Кол-во, свободный товар и Кол-во, товар в подобранных заявках.
Данная инструкция и образцы «Лист Пересчета», «Сводный Лист Пересчета», «Акт На Недостачу», «Акт Оприходования Излишков» вводится в действие приказом генерального директора предприятия. Контроль за исполнением данной инструкции возлагается на руководителя службы логистики предприятия.
Данная инструкция отражается в учетной политике предприятия.

С уважением, Владислав.

На складе металлопроката ежемесячная инвентаризация, даже по секторам, требует много времени. Есть позиции, которые можно просто пересчитать, но таких — менее 50%. Остальное приходится взвешивать крановыми весами. Полная инвентаризация равносильна двум «авральным» рабочим дням.
 

Господа логисты. Такая проблема. В 1С — когда товар забивается в накладную резервирования и проводится, он автоматически списывается из остатка на складе. Иногда резерв лежит несколько дней. Если необходимо провести ревизию, приходится разутверждать все накладные резерва с проверяемыми позициями, на что тратится много времени. Может быть, у кого-то есть другой алгоритм подсчета (или резервирования). Спасибо.

Добрый день, вечер и т.д.
Вот, на всеобщее обозрение:

Приказ Минфина РФ от 13 июня 1995 г N 49 Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств http://6pl.ru/dogovor/pmf_inv.htm
с комментариями

С уважением, Владислав.

Здравствуйте,

1.в случае невозможности прекратить движение м/ц на складе в период инвентаризации, возможный вариант действий — учет выдаваемых и принимаемых м/ц по отдельным ведемостям, с анализом по окончании инвентаризации
2.во избежание различного рода пересортиц: принципиальный подход: недостача возмещается, излишки оприходываюся.

С уважением Евгений

Господа логисты. Такая проблема. В 1С — когда товар забивается в накладную резервирования и проводится, он автоматически списывается из остатка на складе. Иногда резерв лежит несколько дней. Если необходимо провести ревизию, приходится разутверждать все накладные резерва с проверяемыми позициями, на что тратится много времени. Может быть, у кого-то есть другой алгоритм подсчета (или резервирования). Спасибо.

В накладной добавляется реквизит «отгружено/неотгружено». После реальной отгрузки товара (а чаще -просто перед инвентаризацией) ставится галочка в накладной, изменяющая данный реквизит. Создан отчет по остаткам товара основанный на этом реквизите. В нем показаны два значения Кол-во по данным склада/Кол-во по данным 1С. Где первый — это реальное количество товара на складе.

Здравствуйте,

2.во избежание различного рода пересортиц: принципиальный подход: недостача возмещается, излишки оприходываюся.

С уважением Евгений

Аналогично и у меня, тоько за излишки ещё и штраф небольшой

А Зав.Складом штраф как потом возмещает(в семейный я имею ввиду бюджет),пересортица в некоторых ситуациях -неизбежна,и высчитывать её из зарплаты-это,гм…слова не могу подобрать.хотя и не либерал вроде.

Уважаемая Наталья!!
Для этого Вам нужно провести инвентаризацию:
1. Нужно создать рабочую коммисию в составе 4-5 человек один-председатель, один-человек который будет осуществлять контроль за качеством продукции( ОТК)и еще 2-3 человека кто будет принимать участие в подсчете.
2.Проводить лучше в выходные дни с полным опечатыванием складских помещений.
3.Председатель должен вводить данные в отчетную документацию по форме ИНВ-3
4.А затем все участники должны перепроверить и подписать эти данные.

Господа! Поделитесь, если это возможно, опытом проведения ревизий на складе. У меня это отнимает массу сил и времени!

Уважаемые коллеги,
Пуля пущенная почти два года назад породила горячую дискуссию. Жаль Natalia, как автор темы уклонилась от дальнейшего ее обсуждения, наверное не подозревала всей глубины затронутой темы ;-)
В предыдущих письмах принцип проведения инвентаризации изложен достаточно полно, только не надо забывать, что некоторые вещи тривиальные для склада 3-5 тыс. кв. м нереальны для склада 30 тыс. кв.м
И еще не надо сходить с ума включая в состав комиссии бухгалтеров – они вам такого насчитают, что год будете выплачивать … :-(
У нас бала инвентаризация по ТН «Плитка» так в проходе между стеллажей стоял паллет !!! с каталогами – для опознания плитки без упаковки. Менеджеров вызывали только в крайнем случае. А вы говорите бухгалтер… пусть своей работой занимаются.
Для поддержания порядка нужно адресное хранение и в каждом товарном направлении выделенный человек (толковый только) для того, чтобы «утюжить» каждый день места хранения на предмет выявления несоответствий физического и логического склада.

А Зав.Складом штраф как потом возмещает(в семейный я имею ввиду бюджет),пересортица в некоторых ситуациях -неизбежна,и высчитывать её из зарплаты-это,гм…слова не могу подобрать.хотя и не либерал вроде.

Ну в наших условиях пересортицы вполне можно избежать. Но!
Когда мы решили взяться за наведение порядка на складе, то конечно предвидели недовольство работников склада. И было принято решение добавить им к з/п по 100 уе, но материальную ответственность реализовывать в полной мере. Практика показывает, что в последние месяцы путем проведения ежемесячных инвентаризаций и усиления контроля за работой сотрудников эта прибавка в большей своей части остается у них на руках. Т.е. бардак (недостачи, излишки, пересортицы) значительно уменьшился. Конечно какая-то сумма ежемесячно снимается с них, но в целом они в плюсе.

Ну в наших условиях пересортицы вполне можно избежать. Но!
Когда мы решили взяться за наведение порядка на складе, то конечно предвидели недовольство работников склада. И было принято решение добавить им к з/п по 100 уе, но материальную ответственность реализовывать в полной мере.

Завидую!!! Такому человеческому подходу к решению достаточно сложной проблемы со стороны руководства могут похвастаться не многие :-(

Хочу добавить еще одну прописную истину к вопросу инвентаризации:
Удержания с материально ответственных лиц надо проводить в по результатам анализа недостач за 3 месяца. Т.к. некоторые «минусы» могут быть результатом ошибочно заведенных «плюсов».
––––
Вадим

У меня на складе полуфабрикатов, в каждом задании на сборку заказа есть графа с остатком единиц хранения на момент выписки заказа. В случае если фактическое количество на поддоне не совпадает с остатком по базе, он сразу бьет тревогу. Таким образом, осуществляется ежедневный контроль над остатками.  

У меня на складе полуфабрикатов, в каждом задании на сборку заказа есть графа с остатком единиц хранения на момент выписки заказа. В случае если фактическое количество на поддоне не совпадает с остатком по базе, он сразу бьет тревогу. Таким образом, осуществляется ежедневный контроль над остатками.  

Привет коллеги,
Идея классная, но может не работать в случае если один товар одновременно собирают несколько человек.
Т.е. задания распечатываются по очереди. Пусть на данном месте/адресе числится 100 шт. одного артикула. По первому (из распечатанных) заданий надо отобрать 50 шт. и по второму тоже 50 шт. Таким образом по первому остаток на месте — 50 шт., а по второму — ноль.
И вот отборщик со вторым заданием подходит к искомому месту первым — у него излишек 50 шт., у первого отборщика соответственно недостача — 50 шт.
Занавес.
Или у вас как-то по другому? Может есть маршрутная карта. В случае если все идет через сканеры — тоды ой.
P.S. У нас кладовщик «пробивает» карточку «по местам» только в случае если на месте не оказалось требуемого по заданию количества товара.
–––-
Вадим