Документооборот на складе!!!

Вы товар приходуете по факту актируя ,  или по товарным от поставщика?

на данный момент я в екселе веду базу реальную т.е то что пришло!
сверяесь с бумаги от поставщика!
но надо чтоб все было четко

сверяесь с бумаги от поставщика!
но надо чтоб все было четко

Так делайте себе копии,а оригиналы отправляйте в бухгалтерию…
Не совсем понятна суть проблемы…
А почему вас  не хотят пустить в локалку?
Просто запертить вам редактировать определенные параметры…
Я так понимаю, вам сейчас надо будет заводить в 1С и приход и расход?…
Отгружаете груз вы по каким документам?

1е На основание каких документов я должен создавать приходную накладую у себя

Вы товар приходуете по факту актируя ,  или по товарным от поставщика?

Вопрос Александра не праздный. Есть разница как по форме, ТОРГ-12 или ТОРГ-1, так и по сути, дата приходования.
Приходную накл. в товарном учете можно создать
 — как на основании ТОРГ-1, подписанного поставщиком, датой фактического прихода (т.е. документа в этом случае),
 — так и по ТОРГ-12 поставщика, фактической датой приемки, отраженной в этом документе. Для этого необходимо иметь штамп с реквизитами грузополучателя.
Бухи в обеих случаях отразят то же, той же датой, когда получат первичку.

2е при расходе товара когда бухгалтерия делает свои расходные я должен тоже просто тупо создавать расходник и прилагать его к основным бухгалтерсикм документам? или как то иначе

При расходе Вы генерите первичку.
Бухи должны отразить расход (реализацию) той же датой (+5 дней, если не ошибаюсь), когда получат от Вас исходящую первичку.

Насколько я знаю они принимаю товар у себя в базу 1с по инвойсам и гтд.  
Что достаётся тебе, по каким документам ты оформляешь приход?
Что если пакинг-лист и инвойс говорят об одном наличии товара на складе, а у тебя несоответствие? Кто будет отвечать за персорт, недостачу? Как сможешь доказать свою правоту? Как происходит сверка?
Если не поставили сетевую версию и нет прямой связи с фирмой, то всех собак повесят угадай на кого…
Копируй все документы на приход, делай акты сверки, заставляй фиксировать все несоответствия водителей-экспидиторов и ответственного лица склада, если кроме тебя есть кто-то, копируй результаты на диск и вместе со всеми документами выполняй ежедневную сверку в бухгалтерии…
Короче, я тебе не завидую. Держись.

Сей час разъясню ситуацию подробнее
Я раньше работал в других организациях и все было несколько иначе. Приходил товар с России с накладной поставщика. Открывалась база 1с создавалась новая приходная накладная на основе инвойсов, которые вводили в базу менеджеры по закупкам. В итоге если инвойсов не было звонили менеджерам — они вводили. Все сверяли, вбивали гтд и проводили. Если количество не соответствовало тому, что в бумагах то совершалось какое-то действие мне не ведомое.
Когда же было необходимо отгружать клиенту в 1с создавался наряд на выдачу товара. Мы занимались мониторингом и, как только наряд появлялся, собирали заказ. Все бухгалтерские документы клиент получал от менеджера по продажам к нам приходил с нарядом на выдачу с печатью, что все оплачено (в 1с мы и не видели бух документов, все было закрыто для склада) Товар отдали, все подписались, документ проводился
Тут же ситуация иная.
Бухгалтерия выделенная (стороння фирма) Изначально склада не было. Товар приезжал из-за бугра и ехал сразу к клиентам.
Схема была проста: Клиент делал заказ —> менеджер по продажам делал в екселе типа заявки —> Заявка в бухгалтерию —> Они в своей 1с делали счет—>Счет клиенту—>Оплата—>заказ поставщику за бугор—> все ждут—>приехало—>бухгалтерия делает расходную и счет фактуру—>товар с бумагами у клиента.
Теперь же появился склад. В фирме поставили 1c. Ее суть в том, что теперь в ней делаются заявки от покупателя. Вводятся счета, которые дублируют счета, сделанные в 1с бухгалтерии и отслеживается приход средств. На данном этапе еще даже не подключено звено заказов к поставщику за бугор. В итоге 1с как бы есть, но реально это просто программа, которая собирает все воедино документы и является некоторой историей отгрузок. Если мне интересно я смотрю номер счета (его номер и дата дублирует реальный счет из бухгалтерии) и понимаю, что же творится с товаром, отгрузился ли, частично ли и т.п.
Конечно, в планах чтоб все заработало…но уже более полу года все движется мелкими шажками.
Но на складе же должен быть учет. Я его веду в екселе. У меня моя ексель база отличается от базы в бухгалтерии по нескольким причинам
1я я реально веду то что у меня есть на складе и что я вижу глазами.
2я крупногабаритный товар проходит мимо меня и я, зачастую, даже не знаю о его существовании.
Когда товар приходит мне высылаю тестовый фаил в виде списка. На основе его я заношу данные в свою ексель базу. Когда нужно отгружать я в екселе я помечаю минус и заказываю доки в бухгалтерии. Клиент приезжает и  мы с ним все подписываем. Доки подписанные в бухгалтерию. Но, как я понимаю, за такой учет могут наказать проверяющие структуры.
Соответственно было решение временно поставить мне локальную 1с, в которой будет дублироваться действия бухгалтерии. Ибо реальное документальное кол-во товара на складе фиксируется только в бухгалтерии.  Собственно тут то и начинается мои вопросы: Какие я должен создавать в 1с документы чтоб все было со стороны закона правильно. В моей фирме никто не знает что и как надо делать. Все свалили на меня.
Я вижу это так:
1. Приход. по документам, которые мне приходят от поставщика забугорного и с таможни я создаю у себя приходную. копии бумаг оставляю у себя, оригинал в бухгалтерию. После этого бухгалтерия уже приходует это у себя. тут вопросов два:
список этих документов и что делать, если реальное количество не совпадает с тем, что в бумагах.
2. Расход
Мне звонят манагеры говорят что  надо отгрузить что-то. Я делаю расходную. отсылаю в бухгалтерию.
получаю их документы. Отдаю товар, документы бухгалтерии, свою расходную. Мне на всем подписываются.
бухгалтерскую отправляю в бухгалтерию. Свою расходную оставляю у себя. и провожу ее в 1с.

Поправите меня и ответьте на вопросы! Пожалуйста!

У меня на складе товар принималься по инвойсу, CMR и пакинг-листу. Т.е. я отылал копию инвойса (без закупочных цен)на склад — по нему было всё более понятно для склада (название, реальное количество, количество упаковок). При приёмке всё сверялось. Была создана стандартная форма письма-притензии: дата такая-то, трак номер такой-то, водитель (паспортные данные), пломба таможни (склада последней загрузки) на траке повреждена/не повреждена. Товар пришёл согласно накладной/ нет. Подпись водителя. Если позиции позиции не совпадают, делается ксерокс паспорта водилы, он ставит туда подпись. На основании этого, выставлялись притензии либо к перевозчику, либо к складу-поставщику.
Далее, у каждого поставщика свои требования, под которые приходилось прогибаться: фотографии трака, если повреждённые палеты, то их фото до выгрузки из трака и т.д.
Так что лучше узнать сразу у менеджера по закупкам, что и как, если недостача, чтобы была возможность документального оформления нехватки/пересорта.

спасибо за ответы.
мне интересно какие документы я должен хранить у себя на складе и с какими печатями там и все такое. хватит ли копии у меня а оригинала в бухгалтерии.
к тому же cmr может сменится много раз и перевозчики его оставляют себе.
Да и по поводу груза приезжает перевозчик доставляет мне товар мест столько-то я подписываюсь и все норм. я не могу заставлять ждать водителя пока все проверю: на это уходжит целый день.

1. Прежде всего у вас должны быть документы на право нахождения в данном помещении — копия договора аренды или что там у вас есть.
2. По поводу ЦМР.  Водителям нужно два оригинала . И с таможни они обычно с двумя и приезжают. У поляков иногда бывает три. Вы ставите водителю печать и подпись (и запись об акте если составлялся) в ту ЦМР где больше печатей. Для себя оставляете другой ОРИГИНАЛ. Главное чтобы на нем были печати нашей таможни «Товар поступил» и «Выпуск разрешен». Водителю делаете копию и ставите на него оригинал своей печати. Для его бухгалтерии этого достаточно. Если водила возбухнет — пусть звонит в свою бухгалтерию. Бухи на такой вариант всегда соглашаются. Оригинал ЦМР, инвойса, упаковочных листов и пр. отправляйте в офис. Себе оставляйте копию ЦМР и упаковочных (если офису не нужны их ориганалы оставьте оригиналы себе).
3. При разгрузке осматривайте поддоны прям в кузове и сразу после выкатки из машины на склад. Смотрите не проткнуты ли вилами короба, нет подмочен ли груз (дырка в крыше) и др. повреждения.  Если что-то найдете сразу фоткайте и актируйте (Торг-2, если ваша контора собственник груза). Акты эти надо дать водителю на подпись. Если не подпишет — сделайте в акте отметку «ВОДИТЕЛЬ ОТ ПОДПИСИ ОТКАЗАЛСЯ» и подпишите его тремя людьми со склада. Остальная приемка потом. Водиле в любом случае дайте копию акта.

Тут у меня появилось еще несколько вопросов…

1е. только копии цмр и паклистов должны быть у меня на складе? а гтд?
К тому же если товар едет по тиру то цмр уже нет! а указанные вами штампы о выпуске стоят на гтд.

2е форма торг-2 как я понимаю относиться к грузам пришедшим от российского поставщика. в моем случае товар едет из-за бугра. или я ошибаюсь.

3е. По какой форме я должен приходовать товар на склад и по какой расходовать.
так же интересует вариант хранения товара при отсутствии электронной базы.

1. Прежде всего у вас должны быть документы на право нахождения в данном помещении — копия договора аренды или что там у вас есть.
2. По поводу ЦМР.  Водителям нужно два оригинала . И с таможни они обычно с двумя и приезжают. У поляков иногда бывает три. Вы ставите водителю печать и подпись (и запись об акте если составлялся) в ту ЦМР где больше печатей. Для себя оставляете другой ОРИГИНАЛ. Главное чтобы на нем были печати нашей таможни «Товар поступил» и «Выпуск разрешен». Водителю делаете копию и ставите на него оригинал своей печати. Для его бухгалтерии этого достаточно. Если водила возбухнет — пусть звонит в свою бухгалтерию. Бухи на такой вариант всегда соглашаются. Оригинал ЦМР, инвойса, упаковочных листов и пр. отправляйте в офис. Себе оставляйте копию ЦМР и упаковочных (если офису не нужны их ориганалы оставьте оригиналы себе).
3. При разгрузке осматривайте поддоны прям в кузове и сразу после выкатки из машины на склад. Смотрите не проткнуты ли вилами короба, нет подмочен ли груз (дырка в крыше) и др. повреждения.  Если что-то найдете сразу фоткайте и актируйте (Торг-2, если ваша контора собственник груза). Акты эти надо дать водителю на подпись. Если не подпишет — [glow=yellow,2,300]сделайте в акте отметку «ВОДИТЕЛЬ ОТ ПОДПИСИ ОТКАЗАЛСЯ»[/glow] и подпишите его тремя людьми со склада. Остальная приемка потом. Водиле в любом случае дайте копию акта.

Кроме акта отметку «Составлен акт № дата, представитель перевозчика от подписания акта отказался» нужно делать в транспортной накладной (на всех экземплярах).

это все очень здорово…н проверка товара делается без меня и документы включая cmr забираются тоже…ко мне просто чуть позже приходит(а точнее только собирается ) копия гтд, cmr(если есть), контракта.
вот и вопрос был хватит ли мне этих документов еcли будет проверка.
и какие я должен документы оформлять?

также есть еще пара вопросов не отверченных в моем предыдущем посте.

Движение первичных документов в бухгалтерском учете (создание или получение от других предприятий, учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив — документооборот) регламентируется графиком
Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия, учреждения.

В соответствии с действующим законодательством документы должны быть в организации, а где они конкретно хранятся на складе, в бухгалтерии, в архиве и т.д. это внутреннее дело организации. А в бухгалтерию текущую первичку раз в месяц сдаете по описи. Чем меньше первички на складе, тем лучше.

Возьмите у главбуха копию графика документооборота, и всем проверяющим отвечайте, что в соответствии с ним у Вас на складе ничего не должно быть, а все в центральном офисе.

Образец графика документооборота тут:
http://6pl.ru/docum/doc_ob.htm
http://6pl.ru/docum/pol_doc_ob.htm

Я сразу извинюсь за такое количество вопросов. Просто на меня свалили все это дело, а я ранее никогда не занимался документами. И в иной раз, читая какое либо постановление не могу понять, что там именно имеют в виду.
Внимательно изучив ваш сайт (на форуме часто предлагаю заглянуть на сайт к Владу, предположил, что он Ваш)

Хочу получить подтверждение того что я все правильно понял, а именно:

С моей стороны я должен при поступления товара на склад оформлять
Приходный ордер M-4 основываясь на документах от поставщика(в моем случае это цмр, инвойсы, паклисты)
Если же товар не соответствует документам или же их вообще нет, то я должен оформлять
Акт о приемке материалов M-7 (вот тут немного не понятно, если по факту одно, а в документах другое я должен одновременно создать M-4 по документам, а в  M-7 указать что по факту)
При расходе товара, т.е. его продажи и передачи покупателем я должен создавать
Накладная на отпуск материалов на сторону M-15
Как я понимаю в 1с эти документы генерируется. А если у меня нет 1с, то я еще должен иметь
карточку учета М-17.

Рассмотрим вариант, что у меня есть 1с
Благодаря вашим ссылкам, бухгалтерия создает схему документооборота и оформляя все эти документы я, к примеру, каждую неделю их передаю в бухгалтерию и у меня почти ничего нет.
А что насчет цмр, гтд, инвойсов, паклистов? они тоже могут быть отражены в этой схеме документооборота? И, соответственно, не находится у меня на складе вообще? или все это происходит как то по-другому.

А так же вариант с карточкой учета:  ее то я не могу послать в бухгалтерию она мне будет нужна.

Заранее спасибо  за ответы. Очень бы хотелось чтоб все наконец для меня прояснилось.  

Еще раз.
Возьмите у главбуха копию графика документооборота.
Если в графике какой-либо документ не отражен, то задайте этот вопрос сначала главбуху.
А потом будете здесь задавать свои вопросы. >:(
Или Вы сидите на должности главбуха и нихрена не знаете, как составляется график? Тогда чем еще Вам можно помочь?
Доктора мне. >:(

Я писал о всей проблемы в заголовке и в середине топика.
Я нахожусь на складе! Я нахожусь на складе один! Бухгалтерия ничего никогда не слышала о графике. Именно с бухгалтерии пошло волнение и мне поставили задачи чтоб с моей стороны товар приходовался и расходовался. что они там у себя делают мне не ведомо. я не бухгалтер и не лезу в это. мои интерес был узнать какие именно документы я должен создавать, оформлять, хранить что я и пытаюсь выяснить на протяжение всего этого времени.

Ну, если у бухов графика нет, то проверку Вы все равно не пройдете, следовательно, можно вообще ничего не держать.
Сочувствую.

Спасибо за сочувствие. На Ваши ссылки я уже указал бухгалтерам. То, что проверку не пройду, не меняет моего интереса оформления документов. В 14 ответе я писал, как вижу сам процесс с моей стороны. Если не сложно то  я бы хотел узнать правильность моих выводов. Ежели сложно то —  ссылку на информацию где бы я мог сам все посмотреть и не напрягать Вас своими вопросами.
Спасибо.

Ежели сложно то —  ссылку на информацию где бы я мог сам все посмотреть и не напрягать Вас своими вопросами.

Разделы: «Первичные документы», «Склад» и «Налоговый и бухгалтерский учет» http://6pl.ru/dogovor/

По Ответ #14 — 22.07.2008 :: 14:03:17 Правильно. CMR, инвойс ГТД — тоже первичка.
Складская карточка (Карточка учета материалов Типовая межотраслевая форма N М-17, Карточка количественно-стоимостного учета Унифицированная форма N ТОРГ-28, Партионная карта Унифицированная форма N МХ-10) нужна на складе (в компе)

Огромное спасибо