Если требуется, чтобы поставщик сам видел и определял временные окна, я думаю почтой здесь не обойтись (поставщики постоянные или меняются?). Здесь можно использовать облако или сайт.

На примере самого крупного ритейлера РФ:

Здравствуйте, уважаемые пользователи. Ознакомился с вашим мнением. И вот мой ответ:

Татьяна, пробовали говорить. Бесполезно.